Bewährte Vorgehen zur Erstellung eines Unternehmensprofils durch Ihre Lieferanten

INHALTSVERZEICHNIS

• I. Vor dem Versenden von Einladungen
• II. Regelmäßige Überprüfung der Ablehnungsgründe
• III. Umgang mit dem Nicht-Empfang des Links oder der Weigerung zu klicken
• IV. Follow-up nach 4-8 Monaten

Die sustainabill Plattform unterstützt Sie dabei, Ihre Lieferanten so effizient wie möglich zur Registrierung eines Unternehmensprofils aufzufordern. Es kann jedoch verschiedene Gründe geben, warum Lieferanten zögern, sich zu registrieren.  Im Folgenden finden Sie Best Practices zur Maximierung der Registrierungsrate Ihrer Lieferanten.

I. Vor dem Versenden von Einladungen

1. Überprüfen Sie die E-Mail-Adressen

• Vermeiden Sie die Verwendung von "no_reply"-Adressen als Empfänger
• Stellen Sie sicher, dass die Einladungs-E-Mail einige Tage im Voraus an die Lieferanten geschickt wird.

2. Zeitplan

• Der Termin für die Einladungen sollte nicht um Feiertage herum liegen (z.B. Weihnachten)

3. Kontaktperson

• Benennen Sie eine Kontaktperson in Ihrem Unternehmen für Fragen an die Lieferanten. In der Regel kümmert sich das Support-Team von sustainabill um die Fragen der Lieferanten, aber in einigen Fällen kann es notwendig sein, den Kunden einzubeziehen.

II. Regelmäßige Überprüfung der Ablehnungsgründe

Überprüfung der Gründe für die Ablehnung einer Verbindungsanfrage durch den Anbieter:

1. Filtern Sie in der Filterleiste in der Ansicht "Gesendete Verbindungsanfragen" nach "Abgelehnte" Anfragen.

2. Exportieren Sie eine CSV-Datei, indem Sie auf die Schaltfläche "Export to Excel" klicken.

Wenn ein Lieferant die Verbindungsanfrage zunächst abgelehnt hat, sie später aber doch annehmen möchte, können Sie die abgelehnte Anfrage löschen und eine neue Einladung an den Lieferanten senden.

• E-Mail-Benachrichtigungen für abgelehnte Anfragen abonnieren

III. Umgang mit dem Nicht-Empfang des Links oder der Weigerung zu klicken

Falls ein Lieferant meldet, dass er die E-Mail nicht erhalten hat oder sich weigert, auf Links zu klicken, sollte der Absender der Einladung den Einladungslink von der Plattform kopieren und ihn von seiner E-Mail-Adresse aus direkt an den Lieferanten senden. Sie können den Link auch an Ihre Beschaffungsabteilung weiterleiten. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der Lieferant die Einladung direkt von einer anerkannten und persönlichen E-Mail-Quelle erhält, wodurch Probleme im Zusammenhang mit der E-Mail-Zustellung oder der Weigerung, auf den Link zu klicken, möglicherweise gelöst werden können.

IV. Follow-up nach 4-8 Monaten

• Bereitstellung eines CSV-Exports der Listenansicht der gesendeten Anfragen mit allen offenen oder abgelehnten Verbindungsanfragen für die betreffenden Einkäufer, damit diese sich direkt mit dem Lieferanten in Verbindung setzen und etwaige Probleme oder Bedenken im Zusammenhang mit den Verbindungsanfragen ansprechen können.
• Reaktive Erinnerungs-E-Mails für ausstehende Verbindungsanfragen.